"Las inteligencias poco capaces se interesan en lo extraordinario; las inteligencias poderosas, en las cosas ordinarias". - (Víctor Hugo)
En este artículo voy a explicar qué son los formatos de archivo y por qué podemos tener problemas si no los tomamos en cuenta. Concretamente, los problemas suelen aparecer cuando creamos un archivo en una determinada aplicación y luego intentamos editarlo o abrirlo con otra.
Este es un tema simple, pero en mi trabajo diario (como encargado de soporte informático) me encuentro con mucha gente (profesores, alumnos, profesionales, gerentes de pequeños negocios) que tienen una gran confusión en cuanto a los archivos. Como resultado de esta confusión y de suponer de que todo "funcionará por sí mismo", los usuarios terminan perdiendo datos, horas de trabajo o (quizás lo peor, lo más vergonzoso) fallan en sus presentaciones frente una audiencia en vivo. Esto pasa por no tener en cuenta qué formatos se están utilizando.
Trataremos de acercarnos a este tema en forma intuitiva y con ejemplos, para simplificar.
Un formato de archivo es un standard que define la forma en que la información se codifica en un archivo informático. Dado que una unidad de disco sólo puede almacenar bits, la computadora debe tener algún método para convertir la información en datos binarios (ceros y unos). Existen diversos tipos de formatos para diferentes tipos de archivos.
A continuación, voy a llamar computadora A a la máquina donde creamos el archivo por primera vez, y computadora B a la segunda máquina donde intentamos abrir o modificar ese mismo archivo.
Cuando creamos un documento de texto con el programa Word, ese texto que escribimos (si utilizamos la última versión del programa) se grabará en el disco rígido de la computadora A con un nombre terminado en .docx. Este texto podrá ser abierto por el mismo procesador de textos Word en la computadora B, siempre y cuando segunda computadora tenga instalada la misma versión de Word. Si no la tiene, el usuario tendrá problemas para abrir ese documento.
Por ejemplo, si la persona que intenta abrir un archivo docx tiene instalado, digamos, Word 2003 o versiones anteriores, no podrá abrirlo (el formato docx apareció con Word 2007). Tampoco podrá abrirlo si tiene instalada por ejemplo, la suite de oficina LibreOffice en vez de Microsoft Office. Ya que LibreOffice utiliza el formato odt para textos, y no el formato docx. Y ahí comenzarán los dolores de cabeza.
Para información más específica sobre los formatos de archivo de Microsoft Word, se puede consultar aquí.
Lo mismo pasará con una presentación generada en Powerpoint: Si fue generada con el último Powerpoint, el formato de archivo será pptx. Y versiones más antiguas de Powerpoint (por ejemplo la versión 2003) no podrán abrirla. LibreOffice, Open Office y otras alternativas no-Microsoft también tendrán problemas al intentar abrir esa presentación.
Ese ejemplo en particular es causa de muchas presentaciones y clases fallidas ante un público de alumnos o asistentes a congresos. Es típico, y me ha tocado verlo muchas, muchas veces. El profesor o expositor prepara su presentación con el último Powerpoint disponible, en su casa. Ensaya su clase, todo parece estar bien. Lleva la presentación a la universidad grabada en un pen drive. Utiliza una máquina diferente (una máquina de la universidad) para mostrar su presentación. Y súbitamente, todo falla: la presentación no abre, o se ve mal, distorsionada y con otra tipografía. Esta situación vergonzosa y humillante a veces, que muchos creen que se debe a "la mala suerte" en realidad es perfectamente previsible y se puede evitar tomando algunas precauciones. Pero para poder prevenir estas fallas que nos cuestan tiempo y trabajo perdido, primero hay que entender la importancia de los formatos.
Para más información sobre el formato de Powerpoint, se puede consultar aquí.
La mayoría de la gente que conozco, gente educada, con títulos universitarios y doctorados, elige "ignorar estos pequeños detalles" porque prefiere dedicar su atención al contenido del documento que están escribiendo o creando, y a la calidad de ese contenido. Quieren crear una buena impresión en los demás y en sus colegas, y hacen bien en focalizarse principalmente en el contenido. Pero, ¿qué pasa si por no dedicar el 5% de nuestro tiempo en tener cuidado con los formatos que estamos utilizando, perdemos todo el tiempo que le dedicamos a crear ese documento? ¿Es lógico comportarse así? ¿Tiene sentido? Yo creo que no.
Por ejemplo, quizás ese Powerpoint nos llevó 3 o 4 horas de preparación. Y al no poder abrirlo cuando tuvimos que dar la clase, todo ese tiempo (en términos prácticos) fue tirado a la basura. Y ese documento de texto que creamos y modificamos en una computadora que usaba LibreOffice y grabamos como odt, ahora no lo podemos leer en la computadora de nuestra casa. Todas esas horas de trabajo, ¿para qué fueron?.
Hubiese llevado entre 10 o 15 minutos investigar con qué software ibamos a contar en la computadora B y compararlo con el que tenemos en el momento de crear el archivo en la computadora A. Y esos 10 o 15 minutos de investigación, bien utilizados, nos van a permitir asegurar que esas 5 horas de trabajo no sean en vano. Ese es el principal concepto que me interesa que mis lectores se lleven de este artículo: investigar, entender y comparar qué tipo de software vamos a tener en la máquina de origen y en la máquina de destino (suponiendo que sean máquinas distintas) vale la pena, porque estamos protegiendo nuestro trabajo. Estamos asegurando que todo ese tiempo que dedicamos a crear el documento en cuestión sea productivo. No es "un pequeño detalle", ni "algo sin importancia que el técnico me va a ayudar a solucionar". Es la diferencia entre hacer las cosas bien, o hacerlas en forma improvisada y perder todo.
Admito, sí, que es un tema aburrido. Ahora, ¿es necesario saber esto? Sí. ¿Veo trabajos arruinados por no entender este concepto? Sí, todo el tiempo y todos los días. Es por eso que, aunque sea tediosa, esta información es útil, necesaria y provechosa. Hay que conocerla.
Volviendo a lo que decía más arriba: se trata netamente de un problema de software y no de hardware. O sea, la marca de la computadora que estemos usando, y cuán cara o buena sea, no tiene nada que ver. Usar una Apple Mac o una laptop Hewlett Packard al generar nuestro contenido no va a evitar que tengamos problemas al querer utilizarlo en una máquina diferente. Es importante entender esto. Gastar más dinero en la máquina no va a solucionar el problema. Hay que entender las causas.
Se trata siempre, de comparar el software instalado en la máquina de origen (A) con el instalado en la máquina de destino (B).
Por lo tanto, una primer forma lógica de eliminar el problema es que la máquina sea la misma en ambos casos. A y A en vez de A y B. De esa manera, el software utilizado para generar el archivo y el software utilizado para leerlo será el mismo. No existirá un problema de compatibilidad.
Esto puede hacerse, por ejemplo, con el caso de los archivos Powerpoint. Utilizar la misma máquina al momento de dar la presentación, que la máquina que usamos para crearlo. No confiar en máquinas distintas: la tipografía se verá diferente, la resolución de pantalla será diferente, el sistema operativo puede ser otro.
En caso de no ser posible llevar la misma máquina, mi consejo es exportar el archivo Powerpoint al formato PDF . Este es un formato de archivo abierto y standard, que funciona en todas las plataformas. Por plataforma me refiero cualquiera de los tres sistemas operativos que se suelen encontrar en los lugares de trabajo: Windows, Apple o Linux.
El formato de archivo PDF está pensado para la impresión. Pero con el tiempo, se ha convertido en un standard universal para el intercambio de documentos. Su única desventaja, es que no se puede modificar una vez creado. Por eso lo aconsejable es mantener una copia del archivo original pptx o docx (para poder modificarlo en el futuro). Pero confiar en el formato PDF para el momento de realizar una presentación en una máquina desconocida. Además, los visores de PDF tienen un modo full screen en el cual las presentaciones se ven igual que si estuviésemos utilizando el programa PowerPoint.
También para intercambiar textos, PDF es el formato que recomiendo, por su universalidad. Prácticamente todas las máquinas, por más sencillas que sean, tienen en la actualidad un lector de documentos PDF. Y además, es posible leer sin problemas, por ejemplo, un PDF creado con la última versión de Powerpoint en una Apple Mac, sobre una PC antigua que corra Windows y que ni siquiera tenga instalado Microsoft Office.
En muchas instituciones o empresas, por un tema legal y económico (violación de copyright) Microsoft Office no se encuentra instalado en todas las computadoras. Microsoft Office no "viene con Windows" como mucha gente cree. Hay que instalarlo aparte y pagarlo aparte. Cuesta dinero. Por eso, nunca podemos asumir que el programa que estamos utilizando cómodamente en nuestra casa estará también instalado en la computadora B, la computadora del trabajo. A menos que lo hayamos verificado y comprobado, no podemos asumirlo.
Ante la duda, entonces, conviene utilizar formatos de archivo abiertos y standard (como PDF), o los más difundidos en Internet, como mp3 para los audios y mp4 para los videos. Todo otro tipo de archivo suele ser cerrado y propietario. Conviene evitar los formatos propietarios. Si no nos queda más remedio que utilizarlos, tenemos que asegurarnos que ese programa específico, necesario para leer el formato propietario que elegimos (por ejemplo, Microsoft Office o Adobe Illustrator), va a estar instalado en la computadora B.
Los problemas al editar y leer formatos de archivo son siempre problemas de software. Y se presentan cuando el software instalado en las máquinas de origen (A) y de destino (B) es diferente.
La estrategia recomendada es utilizar formatos de archivo abiertos siempre que sea posible, y en caso de que no sea posible, investigar de antemano si el software necesario para leer ese formato cerrado realmente estará instalado en la máquina de destino (máquina B).
El tema de los formatos de archivo es mucho más extenso de lo que he tratado aquí, prácticamente se podría escribir un libro con todos los casos y variantes posibles. Hay tantos formatos de archivo como aplicaciones existentes. Por razones de simplicidad y brevedad nos hemos limitado a nombrar los casos de Word y Powerpoint, pero los mismos problemas, conceptos y soluciones se aplican a los formatos de imágenes, audio, video y programas de diseño de revistas (otro caso muy común).
Para profundizar sobre el tema, se pueden consultar estos vínculos.
Cepal: formatos abiertos y cerrados
(C) 3 de Junio de 2018, Alejandro Moliné.
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